Cut Off melalui fitur Create New Branch

Berikut ini akan dijelaskan mengenai  langkah-langkah untuk melakukan proses cut off (membuat database baru) melalui fitur Create New Branch.

Namun sebelum melakukan proses ini, mohon pastikan beberapa hal berikut :

  • Tidak ada transaksi Delivery Order [Pengiriman Pesanan] atau Received Item [Penerimaan Barang] yang masih outstanding (belum diproses ke Sales Invoice atau Purchase Invoice).
  • Semua transaksi sudah dilakukan penginputan s/d per tanggal cut off-nya. Misalnya tanggal cut off yang diinginkan adalah per 31 Desember 2018, pastikan semua transaksi-transaksi s/d tanggal 31 Desember 2018 sudah di-input.

Dan berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan setelah dihasilkan database baru melalui fitur ‘Create New Branch’ :

  1. Setelah database baru terbentuk dari hasil Create New Branch, maka data-data master seperti Daftar Pelanggan, Pemasok, Barang/Jasa dan Akun terbawa ke database baru tanpa saldo-nya. Proses import saldo dari database lama ke database baru bisa dilakukan untuk master data Pelanggan, Pemasok dan Barang/Jasa yaitu dengan menggunakan fitur ‘Import from file’ dan centang informasi ‘Add Opening Balance’.
  2. Sebelum melakukan import saldo dari database lama, atur Tanggal Mulai (start Date) pada database baru, yaitu dengan masuk ke menu Setup [Persiapan] | Company Info [Info Perusahaan] | Accounting Period [Periode Akuntansi]. Jika ingin menginput semua transaksi tahun 2019 pada database baru, maka isikan Start Date dengan tanggal 31 Desember 2018.

    Mengatur Tanggal Mulai pada Database Baru
  3. Import saldo Barang/Jasa dilakukan dari menu List [Daftar] | Items [Barang & Jasa] kemudian klik informasi ‘Import from file [impor dari berkas]’ (lakukan di database baru), kemudian pilih nama database yang lama.

    Proses Impor Saldo Barang
  4. Klik ‘extract Data’ maka akan tampil informasi-informasi data yang akan di-import, kemudian klik informasi ‘Add Opening Balance if Number Exist’ pada tabel Available Source.
    Proses Extract Data

    Centang informasi ‘Add Opening Balance if Number Exist’
  5. Pada kolom Define To Field Name cari informasi ‘as of’ kemudian ganti ke pilihan ‘Ignore’. Hal ini bertujuan agar tanggal saldo awal sesuai dengan tanggal mulai (31 Desember 2018). Jika tidak dipilih ‘ignore’ maka tanggal saldo awal dari barang anda akan mengikuti tanggal dibuatnya database baru, yaitu dalam contoh tanggal 4 Januari 2019.

    Mengatur definisi untuk ‘As Of’
  6. Selanjutnya klik ‘Import’ dan tunggu hingga proses import selesai dilakukan.

    Proses Import sedang berjalan
  7. Jika proses impor saldo barang selesai dilakukan, lakukan pengecekan ke nilai persediaan pada Laporan Neraca per tanggal mulai, misalnya 31 Desember 2018. Pastikan nilai-nya sudah sama antara database yang lama dengan database baru.
    Nilai Persediaan pada Laporan Neraca di Database Baru

    Nilai Persediaan pada Laporan Neraca di Database Lama
  8. Lakukan langkah yang sama pada poin 3 s/d 7 untuk melakukan impor saldo piutang Pelanggan dan hutang Pemasok. Dengan melakukan impor saldo tersebut, nilai piutang akan ditampung dalam 1 nomor faktur penjualan yang sama per masing-masing pelanggan, begitu juga dengan Pemasok. Jika ingin dibedakan per nomor faktur, maka perlu melakukan penginputan saldo awal piutang satu per satu seperti panduan disini.
    Namun, jika ada transaksi uang muka melalui Sales Order/Purchase order atau yang diinput langsung melalui Sales Invoice/Purchase Invoice, maka proses impor saldo tidak bisa dilakukan. Karena nilai uang muka tidak akan terbawa pada database baru, melainkan akan mengurangi nilai piutang/hutang pada masing-masing pelanggan/pemasok. Dengan demikian, anda perlu melakukan penginputan saldo piutang/hutang satu per satu seperti panduan disini. Sedangkan penginputan saldo awal uang muka bisa mengikuti panduan disini dan disini.
  9. Dan untuk saldo-saldo akun lainnya seperti Kas/Bank, other asset, beban, pendapatan, dsbnya anda perlu melakukan proses penginputan saldo awal satu per satu, yaitu dari menu List [Daftar] | Chart Of Account [Daftar Akun], kemudian pilih nama akun yang dimaksud, klik 2x dan isikan dibagian ‘Opening Balance [Saldo Awal]’ kemudian klik Ok untuk menyimpan.

    Mengisi Saldo untuk akun Kas/Bank
  10. Sedangkan untuk Daftar Aktiva Tetap, anda bisa melakukan proses Import dari database lama, yaitu dengan masuk dari menu List [Daftar] | Fixed Assets [Aktiva Tetap] | Fixed Asset List [Daftar Aktiva Tetap], kemudian klik ‘Import From File’, pilih nama database lama kemudian klik ‘Extract Data’.

    Proses Impor Aktiva Tetap
  11. Jika saat klik ‘Import’ tampil pesan seperti contoh dibawah ini yaitu ‘Accumulated Depr. Account has not been mapped’, maka klik Ok dan klik pada informasi ‘Accumulated Depre Account’ pada tabel Define To Field Name dan akan tambil tabel ‘Define your Accumulated Depre Account Source’ dan definisikan masing-masing ke akun yang sesuai.

    Proses Definisi Informasi
  12. Setelah semua saldo sudah terisi di database baru, lakukan proses Period End [Akhir Bulan] pada database baru, yaitu dari menu Activities [Aktifitas] | Periodic [Periodik] untuk periode yang sesuai yaitu dalam kasus ini adalah desember 2018.
  13. Dan yang terakhir adalah melakukan pengecekan nilai saldo per masing-masing akun melalui Laporan Neraca dan Laporan Laba/Rugi antara database yang lama dengan database yang baru per tanggal cut off (tanggal mulai/start date). Pastikan kedua-nya menghasilkan nilai Laporan yang sama.

*Untuk Accurate versi 5*