Contoh kasus: Anda memiliki kategori pelanggan / pemasok seperti ini Pelanggan / Pemasok Jakarta, Surabaya dan Bandung. Nantinya nilai piutang / hutang akan dimasukkan dalam akun-akun piutang / hutang berdasarkan kategori pelanggan / pemasoknya, yaitu akun Piutang / Hutang Jakarta, Piutang / Hutang Surabaya dan Piutang / Hutang Bandung.
Berikut langkah-langkahnya:
1. Pertama buat nama pelanggan/pemasok-nya dari List | Customer / Vendor | New.
2. Setelah semua nama “pelanggan / pemasok” telah diinput pada database ACCURATE, untuk memasukkan nilai piutang / hutang melalui Activities | Purchase / Sales | Purchase Invoice / Sales Invoice. Pada saat pengisian Purchase Invoice / Sales Invoice, pilih akun piutang / hutang yang sesuai dengan pelanggan / pemasok.
3. Pada Purchase Invoice / Sales Invoice, masukkan nama “pelanggan / pemasok”, kemudian isi No invoice, tanggal invoice dan sebagainya. Sebelum mengisi item Opening Balance pada detail item, terlebih dahulu pilih nama akun piutang / hutang yang sesuai dengan kategori pelanggan / pemasok yang dipilih pada form tersebut. Field utnuk memilih akun piutang / hutang tersebut terdapat pada bagian atas / header form bs. Pada Sales Invoice berada di atas Nama Pelanggan, sedangkan pada form Purchase Invoice berada di sebelah Form No.
4. Agar dapat memilih akun piutang / hutang pada form Sales Invoice / Purchase Invoice, pastikan akun piutang / hutang lebih dari satu akun untuk mata uang yang sama.
5. Kemudian pada detail Item No, isi dengan angka nol (0) maka muncul Item dengan keterangan “Opening Balance”, selanjutnya isi quantity dengan angka satu (1) dan Unit Price sesuai dengan jumlah piutang / hutangnya, setelah itu klik Save and Close . Dengan demikian maka jurnal yang akan ditampilkan di buku besar adalah sebagai berikut :
– Transaksi Penjualan / Piutang :
(Dr) Account Receivable Jakarta / Piutang Jakarta Rp xx,xxx
(Cr) Opening Balance Equity Rp xx,xxx
– Transaksi Pembelian / Hutang :
(Dr) Opening Balance Equity Rp xx,xxx
(Cr) Account Payable Jakarta / Hutang Jakarta Rp xx,xxx
6. Untuk transaksi penjualan / pembelian selanjutnya, dimana masing-masing pelanggan / pemasok akan dimasukan pada akun piutang / hutang yang dibedakan sesuai dengan kategori-nya, maka jangan lupa untuk mengganti nama akun piutang / hutang pada form “Sales Invoice / Purchase Invoice”. Karena jika tidak, maka akun piutang / hutang akan mengikuti akun yang sesuai dengan Account Default Currency pada Setup | Preferences.
(Available for v3)