Jika pada saat Delete Account ada konfirmasi “Cannot Delete Account No.xxx. It is use in Transaction(s)” kemungkinan Account yang mau dihapus dipakai ditransaksi atau dipakai sebagi default Account di Preferences atau Item. Jika tetap mau menghapusnya bisa di cek berkemungkinan dipakai dimana saja :
- List | Chart of Account, klik kanan di baris Account yang mau dihapus tsb, pilih History, Uncheck Filter By Date, cek apakah ada transaksi yang muncul, jika ada hapus transaksi tsb lebih dahulu baru kita bisa coba hapus Account bersangkutan.
- Setup | Preferences | Currency Default Account, Cek di masing-masing Currency dengan memilih currency satu persatu jika ada lebih dari satu currency, apakah setting Default Accountnya ada yang menggunakan Account tsb. Jika ada ganti ke account lain.
- Setup | Preferences | Item Default Account, Cek apakah setting Default Account Item ada yang menggunakan Account tsb. Jika ada ganti ke account lain.
- Setup | Preferences, dibagian Retained Earnings Account, cek apakah account yang mau dihapus digunakan sebagai akun R/E atau Laba Ditahan, jika iya ganti keaccount lain jika masih bisa diganti, atau jika sudah tidak bisa diganti, terpaksa kita memang harus gunakan account ini sebagai akun Laba Ditahan kita.
- List | Items, Uncheck option “Do not Show Zero Qty”, Suspended pilih ALL, Type Inventory semua dicentang, lalu klik button Print, di preview List Items klik Modify | Selected Column&Filter, untuk Inventory Account pilih account tsb lalu klik Ok, apakah ada item yang muncul? jika tidak ada, ke Modify lagi untuk Inventory Account di lepas filter nya dengan mencentang option All, lalu gantian filter Sales Account pilih account yang mau di hapus tsb. Lakukan cara filter yang sama untuk Sales Return Account, COGS, Purchase Return Account, Sales Item Disc dan Unbilles Goods Account. Jika account tsb di pakai di setting GlAccount untuk Inventory, Purchase Return dan COGS Account, dan item bersangkutan sudah ada transaksi maka account tsb sudah tidak bisa diganti lagi, jadi Account tsb tidak bisa kita hapus, kecuali transaksi dari item-item bersangkutan di hapus dulu baru akun bisa di hapus. Selain dari itu kita bisa ganti setting GLAccount nya.
- List | Others | Taxes, edit kode pajak yang kita sudah buat, untuk Sales dan Purchase Tax Account pastikan tidak memilih account yang mau kita hapus ini.
- Setup | Quick Setup | English | Advanced Setup, dibagian Chart of Account, di paling bawah ada setting untuk account Opening Balance, jika account ini sudah dipilih sebagai account Opening Balance(akun perantara yang dipakai ACCURATE untuk input saldo awal semua account) kita tidak bisa hapus account tsb.
(Available for versi 3 & versi 4)